База знаний ИИ: как подготовить материалы для ORINAX

Почему одного хорошего промпта недостаточно

Ассистенту мало знать, что он «опытный менеджер». Ему нужны факты вашего бизнеса: что вы продаёте, какие условия уже утверждены и чего обещать нельзя. Если этих данных нет, красивый ответ может оказаться бесполезным.

В ORINAX материалы хранятся в библиотеке компании и привязываются к ролям ИИ-команды. Такой подход помогает отделить общие документы от знаний, которые нужны конкретному сценарию. Роль первичного обращения не обязана получать все внутренние регламенты сразу.

Что положить в первую версию базы

Начните с небольшого, согласованного набора. Опишите продукты понятными словами, приведите типичные задачи клиентов, перечислите ограничения, порядок расчёта и правила передачи вопроса менеджеру. Добавьте несколько примеров хороших ответов.

Полезный документ отвечает на один круг вопросов. Например, «Порядок согласования проекта» объясняет этапы и ответственных, а «Условия доставки» описывает географию, расчёт стоимости и исключения. Десять противоречащих прайс-листов не заменяют один актуальный источник.

Как добавить и распределить материалы

В редакторе ИИ-команды откройте нужную роль и её базу знаний. Материал можно загрузить с компьютера или выбрать из библиотеки. Уже загруженный документ можно привязать к нескольким ролям, не создавая его копии для каждого ассистента.

Пример: описание продукта используется ролями «Первичный контакт» и «Подбор решения». Внутренняя инструкция по согласованию скидок нужна роли, которая готовит предложение менеджеру. В инструкции каждой роли дополнительно укажите, как применять материал и когда лучше задать уточняющий вопрос.

Точные инструкции и поиск по большим документам

В системе есть два способа работы с материалами. Короткие точные документы можно передавать модели целиком. Для больших материалов предусмотрен поиск по релевантным фрагментам: документ проходит обработку и индексацию, после чего подходящие части участвуют в контексте ответа.

Загрузка файла сама по себе ещё не означает, что поиск по нему готов. Для поискового режима важна завершённая индексация. Если документ обновился, проверьте актуальность материала и его статуса обработки. У моделей также есть ограничения контекста: объём знаний нужно соотносить с задачей.

Пример инструкции без двусмысленности

Слабая формулировка: «Всегда отвечай уверенно и продавай». Рабочий вариант: «Используй утверждённые характеристики. Если клиент спрашивает о сроке, которого нет в материалах, уточни адрес и передай вопрос ответственному. Не выдавай пример из документа за условия конкретного заказа».

Для ответа о комплектации ассистент получает описание продукта, вопрос клиента и инструкцию роли. В ответе он может кратко объяснить различия и запросить недостающие параметры. Это пример использования знаний, а не гарантия безошибочности модели: важные условия остаются предметом согласования.

Как поддерживать знания в рабочем состоянии

Назначьте владельца каждого набора документов. Указывайте дату действия условий внутри материала. Убирайте устаревшие версии из используемых привязок и разбирайте обращения, на которых ассистенту не хватило информации. Полезные ответы менеджеров можно превращать в новые примеры для команды.

Снятие документа с одной роли и удаление из общей библиотеки — разные действия. Удаляя общий материал, учитывайте остальные привязки. Объём файлов связан с хранилищем организации, а обработка и использование ИИ — с условиями аккаунта. Продолжить настройку поможет статья про ИИ-команды.